「パスポートのコピー、取っていいんですか？」
外国人ゲストがフロントに到着したとき、パスポートをお預かりして情報を記録する。多くのホテル・旅館で行われている日常的な手続きですが、「どの情報をどこまで記録すべきか」「コピーを取って保管してよいのか」について、正確に把握しているスタッフは意外と少ないものです。
特にインバウンド需要の回復に伴い、外国人宿泊者が増加している施設では、パスポート確認の手順を改めて整理しておく必要があります。法的義務を果たしつつ、ゲストに不快感を与えない対応を実現するために、この記事で確認していきましょう。
旅館業法が求めるパスポート確認義務
旅館業法第6条第2項では、日本国内に住所を持たない外国人が宿泊する場合、宿泊者名簿に以下の情報を記載することを義務付けています。
- 国籍
- 旅券番号（パスポートナンバー）
加えて、出入国管理及び難民認定法（入管法）に基づく外国人宿泊者名簿の規定により、これらの情報はパスポートの「呈示」を受けて記録する必要があります。つまり、口頭での自己申告だけでは不十分で、実物を確認したうえで記載することが求められます。
旅館業法施行規則第4条の2第2項：「旅館業の営業者は、外国人の宿泊者については、その国籍及び旅券番号を宿泊者名簿に記載しなければならない。」
記録すべき情報の範囲
法律で求められている記録項目は、あくまで「国籍」と「旅券番号」の2つです。以下のような情報は、法的には記録義務がありません。
- パスポートの有効期限
- 発行地・発行国
- 顔写真
- ビザ（査証）の種類や番号
- 入国スタンプの内容
ただし、施設の内部規定や自治体の指導により、これらの追加情報の記録を求められるケースもあります。管轄の保健所や自治体の要領を確認し、自施設で対応すべき範囲を把握しておきましょう。
外国人パスポートの見方 ── 国籍・旅券番号はどこを見るか
宿泊者名簿に記載するのは「国籍」と「旅券番号」の2項目です。パスポートのどこを見れば確認できるかを整理します。
顔写真ページで確認できる項目
- 国籍：「Nationality」欄。3文字の国コード（例：USA、CHN、KOR）で表記される場合があります。
- 旅券番号：「Passport No.」欄。英数字の組み合わせで、国により桁数が異なります。
- 氏名：「Surname（姓）」「Given names（名）」の順で、日本と姓名の並びが逆です。
機械読取部（MRZ）
ページ下部の2行の英数字列が機械読取部です。国籍コードと旅券番号が含まれ、転記時の照合に使えます。
パスポートのコピー保管 ── 法的に必要か
結論から言うと、パスポートのコピーを取ることは旅館業法上の義務ではありません。法律が求めているのは、宿泊者名簿への「国籍」と「旅券番号」の記載です。
しかし、多くの施設がコピーを取っている背景には、以下の実務上の理由があります。
- 手書きによる旅券番号の転記ミスを防ぐため
- 警察や保健所からの照会に備えるため
- チェックイン時に記録が追いつかない場合のバックアップとして
パスポートのコピーには顔写真・生年月日・国籍など、高度な個人情報が含まれます。保管する場合は、個人情報保護法に基づく「利用目的の特定」「安全管理措置」が求められます。また、外国人ゲストに対して、コピーを取る目的と保管期間を説明できるようにしておきましょう。
コピーを取る場合の管理ポイント
- 保管場所を施錠可能な場所に限定する
- アクセスできるスタッフを限定する
- 保管期間を定め（宿泊者名簿と同じ3年が目安）、期限後は確実に廃棄する
- デジタルスキャンの場合は、アクセス制限とパスワード保護を設ける
在留カードとパスポートの違い
外国人宿泊者には、「パスポート」を持つ短期滞在者と、「在留カード」を持つ中長期在留者がいます。この2つを混同しないことが重要です。
短期滞在者（観光客など）
在留期間が90日以下で、在留カードは発行されません。パスポートの呈示を受け、国籍と旅券番号を記録する必要があります。
中長期在留者（留学生・就労者など）
在留カードが発行されている外国人です。国内に住所を有するため、旅館業法上は「日本国内に住所を有する者」として扱われます。パスポートではなく、在留カードで本人確認を行い、名簿には通常の宿泊者と同じ項目（氏名・住所・職業）を記載します。
特別永住者
特別永住者証明書を保有する方です。日本国内に住所を有するため、パスポートの確認義務はありません。通常の宿泊者名簿の記載項目で対応します。
在留カードの有無が分からない場合は、「日本国内にご住所はありますか？」と確認してください。国内住所がある場合は在留カードで確認、ない場合はパスポートで確認、というフローが基本です。
フロント対応の実務フロー
外国人ゲストのチェックイン時に、スムーズかつ法令遵守で対応するためのフローを整理します。
Step 1：国内住所の有無を確認
「Do you have a residential address in Japan?」と確認。住所がある場合は在留カード確認へ、ない場合はパスポート確認へ進みます。
Step 2：パスポートまたは在留カードの呈示を依頼
「May I see your passport, please?」と丁寧に依頼します。呈示されたら、国籍と旅券番号を名簿に記録します。
Step 3：宿泊者名簿への記載
国籍（Nationality）と旅券番号（Passport Number）を名簿に記入。転記ミスを防ぐため、記入後にパスポートと照合確認を行います。
Step 4：パスポートの返却
記録が終わったら速やかに返却します。パスポートを長時間預かることは避けてください。法的にもゲスト体験上も望ましくありません。
よくある質問と回答
Q：パスポートを忘れたと言われた場合は？
旅館業法では宿泊拒否の要件が限定されていますが、2023年改正により「正当な理由」がある場合の宿泊拒否が明確化されました。パスポート不携帯自体は直ちに宿泊拒否の理由にはなりませんが、身元確認ができない状況では慎重な対応が必要です。他の身分証明書（運転免許証の国際版など）で確認できないか検討し、対応に困った場合は管理者に判断を仰いでください。
Q：グループの場合、全員のパスポートを確認すべきか？
法律上は、宿泊者全員の情報を記録する義務があります。代表者だけでなく、同行する全員について国籍と旅券番号を確認・記載してください。大人数のグループの場合は、事前にパスポート情報をリスト化してもらうよう依頼すると、チェックイン時の負担を軽減できます。
Q：OTA経由の予約で事前にパスポート情報を取得済みの場合は？
OTAのシステム上でパスポート情報が入力済みであっても、チェックイン時に実物での確認は行ってください。旅館業法は「呈示」を求めており、事前入力だけでは法的要件を満たしません。ただし、照合作業の時間は短縮できるため、事前情報と実物を突合する形で効率的に対応できます。
関連法令条文の早見表
外国人宿泊者のパスポート確認にかかわる主要な法令を、条文と実務要点で整理します。自治体の保健所からの指導・監査が入った際に、このテーブルをそのまま根拠として参照できます。
| 法令・条文 | 要求されていること | 実務上のポイント |
|---|---|---|
| 旅館業法 第6条第2項 | 外国人宿泊者の国籍・旅券番号を宿泊者名簿に記載する義務 | 短期滞在の外国人が対象。国内住所がある在留者は除外される |
| 旅館業法施行規則 第4条の2 | 宿泊者名簿の記載項目（氏名・住所・職業）と保存期間3年 | 外国人は加えて国籍・旅券番号。電子化可（自治体により運用差あり） |
| 入管法 第7条の2 | 外国人は上陸時にパスポートを常時携帯する義務 | チェックイン時にパスポート「呈示」を受けるのは、この法令と整合的 |
| 旅館業法 第5条（2023年改正） | 「正当な理由」のある宿泊拒否が明確化 | パスポート不携帯のみで即拒否は不可。他身分証との併用を検討 |
| 個人情報保護法 第17条・第23条 | 利用目的の特定・安全管理措置・第三者提供の制限 | パスポートのコピー保管時は利用目的の掲示と施錠保管が必要 |
| 住民基本台帳法施行令 第30条の26 | 在留カード・特別永住者証明書の呈示による本人確認 | 中長期在留者は在留カード、特別永住者は特別永住者証明書で対応 |
| 観光庁「宿泊者名簿の電子化ガイドライン」 | デジタル宿泊者名簿の運用要件（2023年7月策定） | アクセスログ保持、バックアップ、保健所監査時の出力が可能なこと |
上記条文は2026年4月時点の施行内容に基づいています。地方自治体の条例・指導要領によって上乗せ規定がある場合があるため、管轄保健所のWebサイトや最新の要領を併せて確認してください。
コンプライアンス確認チェックリスト
- 外国人宿泊者の国籍・旅券番号を名簿に記載しているか
- パスポートの実物を確認したうえで記録しているか（口頭確認のみになっていないか）
- 在留カード保有者と短期滞在者を区別して対応しているか
- パスポートのコピーを取る場合、個人情報保護の管理体制が整っているか
- 同行者全員のパスポート情報を記録しているか
- スタッフが英語での基本的な案内ができるか
- 判断に迷った場合のエスカレーション先が明確か
印刷用チェックリスト（受付カウンター掲示版）
以下のチェック表はフロント掲示用にレイアウトされています。ブラウザの印刷機能（Ctrl+P / ⌘+P）で1枚にまとめて出力できます。
外国人ゲスト チェックイン時フロー（2026年4月版）
| 順番 | 確認事項 | 使う英語フレーズ | 記録する項目 |
|---|---|---|---|
| Step 1 | 日本国内に住所があるか確認 | Do you have a residential address in Japan? | （有）在留カードへ / （無）パスポートへ |
| Step 2 | パスポート（または在留カード）の呈示依頼 | May I see your passport, please? | 書類の種類 |
| Step 3 | 国籍・旅券番号を名簿に転記 | — (黙読で確認) | 国籍 / 旅券番号 |
| Step 4 | ゲストの前で記入内容を復唱・照合 | Let me confirm: passport number XX... | 照合済チェック |
| Step 5 | パスポートを速やかに返却 | Thank you. Here is your passport back. | 返却時刻 |
| Step 6 | 同行者がいる場合、全員分を繰り返す | Could I also see the passports of your group? | 全員分の国籍・旅券番号 |
| Step 7 | 宿泊者名簿を保存場所に格納（3年保存） | — | 保存日時 / 保存責任者 |
※このシートはフロントカウンター配布用です。受付スタッフの手元掲示を想定しています。
正確な対応がゲストの安心につながる
パスポート確認は、法令遵守の観点だけでなく、ゲストの安全を守るための手続きでもあります。適切に行えば、外国人ゲストにとっても「この施設はしっかり管理されている」という安心感につながります。
一方で、過剰な情報収集や長時間のパスポート預かりは、ゲストの不信感を招きかねません。法律で求められている範囲を正確に理解し、必要十分な対応を心がけることが、フロント業務の質を高める第一歩です。